Esta es una pequeña guía sobre la Contabilidad de Doble Partida en Dolibarr, adaptado específicamente a la normativa y el Plan General Contable (PGC) de España.
1.0 Configuración Inicial y Entorno Legal
Antes de registrar el primer asiento, el sistema debe estar alineado con la fiscalidad española.
1.1. Activación de Módulos
Ve a Configuración -> Módulos.
Activa el módulo Contabilidad (Doble Partida). Nota: Ignora el módulo llamado simplemente “Contabilidad” si buscas cumplir con el PGC, ya que es una gestión básica de caja.
Activa el módulo Bancos y Cajas para gestionar la tesorería.
1.2. Carga del Plan General Contable (PGC)
Accede a Contabilidad -> Configuración -> Planes contables.
Busca el modelo PCG92-PME (Plan Contable Español PYME).
Haz clic en el icono de la flecha para cargarlo en el sistema.
Optimización de dígitos: En España es común trabajar a 8 dígitos (ej. 43000001). Puedes configurar esto en los parámetros del módulo para que el sistema sugiera esa longitud.
1.3. Definición de Diarios (Libros)
Configura al menos estos diarios en Contabilidad -> Configuración -> Diarios contables:
Ventas (VT): Facturas emitidas.
Compras (CP): Facturas recibidas.
Banco (BA): Movimientos de cuentas corrientes.
Caja (CA): Pagos en efectivo.
Operaciones Diversas (OD): Nóminas, amortizaciones y ajustes.
2.0 El Proceso de “Binding” (Vinculación Contable)
Dolibarr no genera asientos “a ciegas”. Primero debemos “enseñar” al sistema qué cuenta usar para cada elemento.
2.1. Cuentas por defecto
En Contabilidad -> Configuración -> Cuentas por defecto, define:
- IVA: Vincula cada tasa de IVA (21%, 10%, 4%, etc.) con sus cuentas (477 para repercutido, 472 para soportado).
- Retenciones (IRPF): Vincula a la 4751 (acreedora) o 473 (deudora).
- Gastos/Ingresos bancarios: Cuentas 626 y 769.
2.2. Vinculación de productos y servicios
Cada producto en su ficha debe tener asignada una cuenta de ventas (Grupo 7) y una de compras (Grupo 6).
Truco de experto: Puedes usar la herramienta de “Enlace masivo” en el menú de Contabilidad para asignar cuentas a todos los productos que aún no las tengan.
- 2.3. Vinculación de Terceros (Clientes y Proveedores)
Para llevar una contabilidad auxiliar correcta:
En la ficha de cada tercero, ve a la pestaña Cliente/Proveedor.
Asigna el código contable personalizado (ej. 43000001). Dolibarr puede autogenerar estos códigos siguiendo una secuencia.
3.0 Flujo operativo diario
El trabajo del contable en Dolibarr se divide en tres fases:
Fase A: El Registro Administrativo
- El departamento comercial genera facturas y el de compras registra las facturas recibidas. En este punto, no hay asientos aún, solo documentos comerciales.
Fase B: El Enlace (Transferencia)
- El contable entra en Contabilidad -> Facturas de venta (o compra).
- El sistema muestra las líneas de factura. Si están en rojo, falta asignarles una cuenta contable.
- Una vez todo en verde, se seleccionan las facturas y se pulsa “Registrar en contabilidad”.
- Resultado: Los asientos se graban en el Libro Diario.
Fase C: Contabilización del Pago (Tesorería)
Cuando se registra un pago en la ficha de una factura o mediante la conciliación bancaria:
- El sistema detecta el movimiento en el módulo de Bancos.
- En el menú contable, sección Escritura bancaria, se transfiere el asiento de pago (430 a 572).
4.0 Cierre y Reporting
Para cumplir con las obligaciones tributarias en España:
- Modelos AEAT: Usa el informe de IVA por fechas para obtener las bases y cuotas para el Modelo 303.
- Exportación: Si usas un software externo (A3, Sage, Contaplus), ve a Contabilidad -> Exportar y descarga el diario en el formato correspondiente.
- Cierre de Ejercicio: Se realiza mediante el asiento de regularización (Grupos 6 y 7 a la 129) y el posterior asiento de cierre.
PREGUNTAS FRECUENTES (FAQ) Y PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
Q1: ¿Cómo gestiono las facturas rectificativas (Abonos)?
Respuesta: En Dolibarr, una factura rectificativa se trata como un documento negativo. Al transferirla a contabilidad, el sistema realizará el asiento inverso de forma automática (o según lo configures en el diario de ventas/compras). Asegúrate de que el motivo de la rectificación quede claro en la descripción para cumplir con la normativa española de facturación.
Q2: ¿Cómo trato un anticipo de cliente?
Procedimiento:
- Crea la factura de anticipo desde la ficha del cliente.
- Al cobrarla, el sistema generará el asiento (572 a 438).
- Cuando emitas la factura final, aplica el descuento del anticipo. Dolibarr neteará la cuenta 438 automáticamente en el traspaso contable.
Q3: ¿Qué ocurre con los gastos que no tienen factura (ej. Tiques de parking)?
Respuesta: Para esto se usa el módulo “Notas de Gasto”.
Cada línea de gasto debe vincularse a una cuenta del grupo 62.
Al validar y aprobar la nota de gasto, se transfiere a la contabilidad de la misma forma que una factura de proveedor (62x a 460 o 57x).
Q4: ¿Dolibarr soporta TicketBAI o Veri*factu?
Respuesta: Si, a través de módulos de terceros.
Q5: ¿Cómo puedo ver el balance de situación?
Respuesta: Dentro de Contabilidad -> Informes, tienes el “Balance de situación”.
Nota importante: Para que el balance sea correcto, debes haber configurado correctamente los Grupos de Cuentas en los diccionarios, asociando cada cuenta (ej. 430) a su masa patrimonial (Activo Corriente).
Q6: (Para Programadores) ¿Dónde se guardan físicamente los asientos?
Información Técnica:
La tabla principal de contabilidad es llx_accounting_bookkeeping.
- Los diarios se definen en llx_accounting_journal.
- El plan contable se encuentra en llx_accounting_account.
- Si desarrollas un módulo que deba generar asientos, te recomiendo usar la clase AccountancySystem ubicada en /accountancy/class/.
Q7: ¿Cómo manejo el Recargo de Equivalencia (RE)?
Procedimiento:
- 1. Activa el RE en la ficha del cliente (España).
- 2. En la configuración contable de tasas de impuestos, define una cuenta específica para el RE (habitualmente una subcuenta de la 477).
- 3. Al transferir la factura, Dolibarr desglosará:
Base Imponible (700).
IVA (477.x).
RE (477.y).
Total (430).
